فهم مهام اللجنة الإدارية

ما مسؤوليات اللجنة الإدارية؟

عضويتك في اللجنة الإدارية تعني أيضًا أنك مسؤول عن شؤون المنظمة من الناحية القانونية. وعلى الرغم من أنك قد تتمتع بحماية قانونية تفوق تلك التي يتمتع بها أعضاء الجمعيات غير المسجلة في حالة وقوع خطأ ما، فإن ذلك سيطبق فقط إذا كنت تضطلع بمسؤولياتك كما ينبغي.

وباعتبارك عضوا باللجنة الإدارية، فإن نطاق مسؤولياتك يشمل ضمان التقيد والالتزام بأهداف وأغرض وقواعد المنظمة فضلاً عن ضمان التزام المنظمة بالقوانين والالتزامات التعاقدية واحتفاظها بسجلات مالية دقيقة وقدرتها على الوفاء بديونها وقدرتها على سدادها. مما يستوجب تمتع عضو لجنة الإدارة المنتخب أو اكتسابه المهارات اللازمة لتنفيذ جميع تلك المسؤوليات.

وستكون في حاجة إلى التأكد بأنك تعمل وفقًا لما تقتضيه الأمانة والمصالح العليا للجمعية وأنك تحرص وتجتهد وتبذل أقصى ما تستطيع لتأدية واجبات الدور المنوط بك. ومن الأهمية بمكان ألا تستخدم المعلومات التي تحصل عليها وفقًا لما يقتضيه عملك في تحصيل مزايا سواء لنفسك أو لأي شخص آخر.

كما يتوجب عليك التصرف بشكل أخلاقي في حالة وجود تعارض بين مصالحك الشخصية ومصالح المنظمة. على سبيل المثال، يحق لموظفي المنظمة الذين يتقاضون أجرًا أن يكونوا ضمن أعضاء اللجنة الإدارية ولكن لن يكون بمقدورهم التصويت على عقود التوظيف التي تؤثر على وظائفهم فضلاً عن وجودهم عند تناولها بالبحث والدراسة.

يقدم قانون تسجيل الجمعيات تفاصيل حول بعض هذه المسؤوليات. ومن الضروري أن يتفهم أعضاء اللجنة طبيعة مسؤولياتهم وفقًا لما يقتضيه القانون بالإضافة إلى إدراك التزاماتهم القانونية الإضافية التي تقتضيها التشريعات الأخرى ذات الصلة بنشاط الجمعية. وقد تحتاج إلى الاستفسار عن مزيد من المعلومات من المحامي أو من مكتب التجارة العادلة.

ما مهام اللجنة الإدارية؟

تتولى اللجنة الإدارية بصفة عامة مسؤوليات قانونية هامة تجاه المنظمة بينما يتولى أعضاؤها مسؤوليات محددة كأفراد. ونظراً لأن بعض هذه الأدوار تستلزم الكثير من العمل، لذا فقد تقرر اللجنة تعيين عضو آخر للعمل كمساعد وذلك كنائب للرئيس مثلاً.

الرئيس

تتمثل مهام الرئيس في التأكد من أن اللجنة الإدارية تعمل على تيسير مهام رئاسة الجمعية. كما يضمن انعقاد اجتماعات اللجنة إلى جانب رئاسته لهذه الاجتماعات طبقاً لما ورد في القانون. وأثناء تلك الاجتماعات، يتولى الرئيس مسؤولية اتخاذ القرار في حالة تعادل الأصوات علاوة على إعداد التقارير الشهرية والسنوية.

وإذا كان لدى المنظمة موظفون يتقاضون رواتب، فسيتعين على الرئيس التعامل بدماثة مع الجميع لا سيما المدير. وباعتباره ممثلا للمنظمة، عادة ما يقوم الرئيس بالتوقيع على الخطابات والعقود الرسمية وفي بعض الأحيان يقوم بدور المتحدث الرسمي للمنظمة.

السكرتير

يتولى السكرتير المسؤولية القانونية لحفظ السجلات غير المالية الخاصة بالجمعية طبقًا لما ورد في القانون. وإذا لم ينفذ السكرتير تلك المهام التي يقتضيها القانون، فإنه بذلك يرتكب مخالفة.

وتتضمن مسؤوليات السكرتير إطلاع مكتب التجارة العادلة على أي تغييرات تحدث في الأعضاء الإداريين باللجنة الإدارية أو قواعد الجمعية أو عنوانها إلى جانب تقديم التقارير المالية الخاصة بالجمعية.

ويتعين على السكرتير إعداد جداول الأعمال والتقارير ومحاضر اجتماعات اللجنة وإرسالها إلى المعنيين بالإضافة إلى الاحتفاظ بنسخ منها. ويقع ضمن نطاق مسؤوليات السكرتير الخطابات المرسلة من اللجنة وقد يضطلع أيضًا بالمسؤولية عن الاحتفاظ بقائمة حديثة بأعضاء المنظمة.

وقد يطلب السكرتير مساعدة أعضاء آخرين باللجنة في إنجاز تلك المهام ولكنه سيكون مطالبًا بالتأكد من تأدية تلك المهام على النحو المطلوب.

أمين الصندوق

يتولى كافه أعضاء اللجنة الإدارية مسؤولية إدارة الأمور المالية الخاصة بالجمعية بينما يضطلع أمين الصندوق بمسؤولية تقديم تقارير مالية دورية إلى اللجنة وضمان دقة السجلات المالية.

يتوقع من أمين الصندوق ضمان وجود إيصالات بكافة الأموال التي تلقتها الجمعية فضلاً عن ضمان إيداع الأموال في البنك بصورة فورية ودفع الحسابات وتوقيع الشيكات وفقا لقواعد الجمعية. وإذا كان لدى الجمعية فريق عمل يتقاضى أجورًا، فقد يتولون تنفيذ بعضاً من تلك المهام ولكن يظل أمين الصندوق مسؤولاً عن ضمان تنفيذ تلك المهام على نحو سليم.

كما يتعين على أمين الصندوق إعداد التقرير الخاص به وتقرير مدقق الحسابات والتقارير المالية التي تمت مراجعتها وتقديمها إلى الاجتماع العام السنوي إذا اقتضى القانون ذلك.

أعضاء اللجنة الآخرون

إذا كان لديك أعضاء آخرون باللجنة الإدارية، فسوف يضطلعون بالمسؤوليات القانونية نفسها التي تتقاسمها اللجنة بصفة عامة. وباعتبارهم جزءًا من اللجنة الإدارية، فإن هؤلاء الأعضاء سيكونون مسؤولين عن شؤون المنظمة، بل وقد يشتركون أيضًا في مساعدة أحد الأعضاء الإداريين أو في القيام بمهام أخرى ككتابة التقارير أو طلبات المنح.

وقد تقرر المنظمة تشكيل لجان أخرى أو مجموعات عمل غير منتخبة وذلك لمساعدة اللجنة الإدارية.

لمزيد من المعلومات:

• معلومات مكتب التجارة العادلة حول اللجان الإدارية والمسؤولية
• يرجى التحقق من المعلومات الأخرى بمساعدة مكتب التجارة العادلة للتأكد من أنها ما زالت سارية :
  • لدى جامعة كوينزلاند للتكنولوجيا معلومات حول اللجان الإدارية
  • لدى بوابة المجتمع معلومات حول مهام اللجان الإدارية وإجراءات انتخابها
  • نشرات منظمة "مجتمعنا" حول اللجان الإدارية أو المجالس الإدارية