وقتی سازمان شما به ثبت رسید، اقداماتی وجود دارد که باید طی مدت زمان مشخصی انجام دهید. این الزامات و چارچوب زمانی در قانون ثبت انجمن ها به تفصیلتشریح شده و/ یا در نمونه ای از مقررات model rules موجود است که می توان آن را از اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading درخواست نمود. علاوه بر این، احتمالا تعهدات حقوقی و مالی دیگری مانند ازجمله تعهدات مالیاتی نیز خواهید داشت، بنابراین جا دارد از یک مشاور حقوقی و/یا حسابدار راهنمائی کارشناسی دریافت نمایید.
هیات مدیره
اعضای سازمان متصدیان موقت امور اداری مانند رئیس و خزانهدار را برای انجمن تعیین خواهند نمود. همه این افراد در پستهای خود باقی میمانند تا متصدیان امور اداری توسط انجمن انتخاب یا منصوب شوند. اگر سازمان شما یک منشی انتخاب نکند، هیات مدیره طبق قانون و مقررات انجمن باید اطمینان حاصل نماید که طی یک ماه از به ثبت رسیدن فردی را برای این کار منصوب یا انتخاب نماید.
مهر رسمی
انجمن های ثبت شده باید دارای مهر rubber stamp یا "مهر رسمی" 'Common Seal باشند که روی آن کلمه "مهر رسمی" و نام کامل سازمان ذکر شده باشد. مهر رسمی معادل امضای سازمان است و معمولا با تایید هیات مدیره برای قراردادهای مهم استفاده میشود. شما میتوانید از طریق یک شرکت سازنده مهرهای لاستیکی یا یک مغازه لوازم التحریر یک مهر رسمی سفارش دهید.
حساب بانکی
ممکن است سازمان شما از قبل یک حساب بانکی داشته باشد اما پس از به ثبت رسیدن، شما باید حساب جدیدی به نام شرکت باز کنید. هیات مدیره باید یک بانک، تعاونی های ساختمانی building society، یا تعاونی اعتبار را انتخاب نماید و هرگونه اعتبار موجود به دارائی یا اعتبار سازمان تبدیل میشود. امکان دارد از شما خواسته شود تا نسخهای ازمقررات (اساسنامۀ) انجمن را در اختیار موسسه مالی قرار دهید و امکان دارد آنها بخواهند اصل گواهی ثبت را مشاهده نمایند. پیش از تصمیمگیری درباره اینکه چه فردی باید امضا کننده حساب بانکی باشد شما باید مقررات سازمان خود درباره اعضای هیات مدیره که مجاز به امضا کردن چک هستند را بررسی کنید.
بیمه مسئولیت عمومی
انجمن شما باید همچنین در نظر بگیرد که آیا باید بیمه مسئولیت عمومی داشته باشد یا خیر تا در صورتیکه فردی مصدوم شود یا اموالش در انجمن به واسطه اقدامات یا فعالیتهای انجمن خسارت ببیند این نوع بیمه فرد را مورد حمایت قرار میدهد. اگر انجمن مالک زمین باشد، زمین اجاره کند یا زمین را به صورت امانی نگه دارد، در اینصورت انجمن باید طبق قانون مصوب بیمه مسئولیت عمومی داشته باشد اما هیات مدیره میتواند درباره سطح بیمه مورد نیاز تصمیم بگیرد. امکان دارد انجمن شما از نظر حقوقی طبق قوانین دیگر یا مقررات انجمن ملزم باشد تا بیمه مسئولیت عمومی و سایربیمهها را نیز داشته باشد.
پیش از تصمیمگیری درباره لزوم داشتن بیمه مسئولیت عمومی، امکان دارد هیات مدیره مایل باشد پیش از تصمیمگیری راهنمائی کارشناسی دریافت نماید. اگر هیات مدیره تصمیم بگیرد که به بیمه مسئولیت عمومی نیازی نیست، باید این تصمیم را به اطلاع اعضای کمیته برساند و دلایل خود و هرگونه خطری که ممکن است به واسطه این تصمیم حاصل شود – مانند اقدامات قانونی ممکن- را نیز بیان کند.
سوابق مالی
انجمن شما همچنین ملزم است تا دفاتری از همه سوابق تبادلات مالی را نگهداری کند. امکان دارد قبلاً هم یک سیستم مدیریت مالی داشته باشید، اما باید اطمینان حاصل کنید که این سیستم با مدل مقررات model rules همخوانی دارد. شما ملزم هستید این موارد را داشته باشید: یک دفتر نقدی که نشاندهنده مبالغ پرداختی و دریافتی باشد، دفترچه رسید، اظهارنامههای بانکی، دفتر تنخواه گردان petty cash book و دفتر ثبت دارایی. با توجه به گستردگی انجمن شما، امکان دارد ملزم باشید یک دفتر حساب کل و یک دفتر روزانه نیز داشته باشید. مورد مهم دیگر آن است که همه سوابق و حسابها باید کامل، دقیق و به زبان انگلیسی باشند.
صورتجلسات
به عنوان یک انجمن به ثبت رسیده، شما باید یک دفتر یا پوشهای ایجاد کنید تا سوابق کتبی یا صورتجلسههای همه جلسات کمیته و جلسات عمومی را در آن نگهداری کنید. اداره تجارت منصفانه Office of Fair Trading میتواند درخواست کند که نسخهای از هر سند یا اطلاعات موجود را مشاهده کند و اگر آنها به زبان انگلیسی نباشند، انجمن باید ترجمۀ رسمی آنها را ارائه دهد.
عضویت
هیات مدیره مسئول نگهداری دفتر ثبت برای همه اعضای انجمن است. این دفتر ثبت یا فهرست اعضاء باید شامل نام عضو، آدرس، تاریخ عضویت، تاریخ پایان عضویت و سایر جزئیاتی باشد که در مدل مقررات ذکر شده یا انجمن درباره آن (در اساسنامۀ اختصاصی خود) تصمیمگیری نموده است.
انتقال ملک یا سایر داراییها
اگر انجمن شما پیش از اینکه به ثبت برسد ملکی در اختیار داشته است، باید به نام انجمن شما منتقل شود. برای حصول اطمینان از انجام شدن این کار به صورت قانونی، جا دارد هیات مدیره از یک وکیل دادگستری راهنمائی دریافت نماید.
پس از به ثبت رسیدن، همه داراییهای سازمان مانند اتومبیل باید به نام انجمن منتقل شوند. همچنین انجمن "مسئول" حقوق یا مسئولیتهای کنونی مانند بدهی ها و اقدامات قانونی خواهد بود.
جلسات
قانون و مقررات انجمن حاوی جزئیات کاملی درباره علت برگزاری جلسات، چگونگی و زمان برگزاری آن هستند. هیات مدیره باید طبق این قوانین ملاقات داشته باشد و جلسات عمومی را برای اعضا برگزار نماید. شما باید بین یک تا سه ماه پس از به ثبت رسیدن، یک جلسه عمومی برای اعضاء و مهمان های مدعو برگزار کنید. یک جلسه مجمع عمومی خاص یا جلسه مجمع عمومی سالانه (AGM) باید طی 18 ماه از به ثبت رسیدن و شش ماه مانده به پایان سال مالی انجمن برگزار شود. در جلسۀ مجمع عمومی سالانه AGM است که متصدیان امور اداری انتخاب میشوند و در آن جلسه بایستی صورتهای مالی ارائه شوند. همچنین این جلسه فرصتی است تا اطلاعات مربوط به فعالیتهای انجمن شما در سال گذشته در میان گذاشته شود.
مالیات
امکان دارد انجمن ملزم باشد از قوانین دیگری نیز پیروی کند. طبق قوانین مالیات، امکان دارد انجمن شما ملزم باشد یک مسئول عمومی، معمولا خزانهدار، را انتخاب کند که مسئول ارائه تقاضا به (داد وستد با) اداراه مالیات استرالیا باشد. امکان دارد انجمن مایل باشد با اداره مالیات استرالیا یا یک حسابدار تماس بگیرد تا از هرگونه الزام حقوقی و مالی دیگر مطلع شود.
اطلاعات بیشتر:
- Office of Fair Trading (اداره کسب منصفانه):
- پیوندهای Australian Taxation Office (اداره مالیات استرالیا) درباره اطلاعات مربوط به سازمانهای غیرانتفاعی
- Queensland University of Technology (دانشگاه صنعتی کویینزلند)اطلاعاتی درباره جلسات دارد
- اطلاعات Management Support Online (حمایت مدیریت بر روی اینترنت) دربارهمسائل حقوقی و بیمهها (ثبت نام الزامی است)
Last updated 2008-02-14